Praktijkvoorbeelden Register Segment 2

Versie: 
13-03-2018

1. Waar is de wachttijd voor?

De wachttijd is de periode tussen de datum postkamer van een aanvraag en het moment dat het systeem Register de ingeladen aanvraag in behandeling neemt. Momenteel is dit vier weken. De wachttijd dient om de bevoegde gezagen de kans te geven binnengekomen aanvragen te controleren op ontvankelijkheid, compleetheid en correctheid voordat ze ingeladen worden in Register. Het inladen moet gebeuren voordat de wachttijd voorbij is, dus momenteel binnen vier weken na datum postkamer.

 

2. Kan ik een aanvraag waar de wachttijd nog niet voorbij is, alvast toekennen of afwijzen?

Nee. Pas als een aanvraag in behandeling is in Register, kan het bevoegd gezag handelingen uitvoeren.

 

3. Wat gebeurt er als ik een aanvraag na het verlopen van de wachttijd inlaad in Register?

Als de wachttijd al verlopen is bij het inladen, zal de aanvraag na de eerstvolgende wachtrijberekening direct de status In behandeling (wel/geen OR) krijgen en daar de positie krijgen die hoort bij de datum poststempel. Dit verlaat inlezen is onwenselijk, omdat het de werking van de wachtrij verstoort. Het is namelijk mogelijk dat door het verlaat inleveren, een aanvraag die in al in behandeling – met OR was, ineens de status in behandeling – geen OR krijgt door de ‘nieuweling’. Dit wordt voorkomen als alle aanvragen binnen de wachttijd ingelezen worden.

 

4. Wanneer gaat een aanvraag van status in behandeling – wel OR naar in behandeling – geen OR?

In principe kan dit niet gebeuren. Voor een aanvraag met status In behandeling – wel OR is altijd ruimte, ook als alle aanvragen met een eerdere datum postkamer worden toegekend. Aanvragen met de status in behandeling – wel OR kunnen daarom ook direct worden toegekend. Een overgang van in behandeling – wel OR naar in behandeling – geen OR kan alléén gebeuren als een aanvraag met een eerdere datum postkamer te laat (na het verlopen van de wachttijd) ‘ineens’ alsnog wordt ingelezen in Register. Zie antwoord vraag 1 en 2.

 

5. Wanneer kan een aanvraag van in behandeling – geen OR naar in behandeling – wel OR gaan?

Indien aanvragen met een eerdere datum postkamer worden afgewezen zonder OR, vervalt de claim van deze aanvragen op de beschikbare ruimte en dat kan ertoe leiden dat een aanvraag met status In behandeling – geen OR die nog geen rood kruis had, springt naar status in behandeling – wel OR.

 

6. Kan je een rood kruis hebben zonder sterretje?

Ja dit kan. Het rode sterretje bij het statussymbool In behandeling – geen OR ontstaat wanneer er tijdens de nachtelijke doorrekening en vaststelling van de wachtrij onvoldoende ruimte beschikbaar blijkt te zijn op één of meerdere hexagonen (er is een rood kruis zichtbaar op elk hexagoon waarvoor onvoldoende ruimte beschikbaar is op het tabblad ontwikkelingsruimte). Een rood kruis ontstaat direct als de ruimte op één of meerdere hexagonen onvoldoende blijkt te zijn. Het rode sterretje wordt slechts op één moment per etmaal vastgesteld. Een aanvraag kan dus een rood kruis hebben al voordat het sterretje is toegevoegd.

 

7. Kan je een sterretje hebben zonder rood kruis?

Ja dit kan. Indien er tijdens de nachtelijke wachtrij berekening een rood kruis zichtbaar was is er een rood sterretje toegevoegd aan het statussymbool. Gedurende de dag kan er ruimte teruggeboekt  worden (bijvoorbeeld als een aanvraag met status Afgewezen (wel OR) naar status Definitief afgewezen is gezet). Hierdoor kan er weer voldoende ruimte voor de aanvraag met het rode sterretje ontstaan. Het rode kruis in het tabblad ontwikkelingsruimte verdwijnt, maar het rode sterretje blijft staan tot de nachtelijke doorrekening van de wachtrij. Het is dus zeer belangrijk om bij aanvragen met een rood sterretje altijd te controleren of er op het moment van afwijzen ook daadwerkelijk te weinig ruimte voor de aanvraag beschikbaar is (een rood kruis).

 

8. Kan ik een aanvraag met een rood kruis afwijzen?

Ja, het rode kruis toont aan dat er te weinig ruimte voor de aanvraag beschikbaar is om het moment van afwijzen. De aanvraag moet de status In behandeling hebben, gedurende de wachttijd kunnen rode kruizen al zichtbaar zijn, maar kan er nog geen actie worden ondernomen.

 

9. Kan ik een aanvraag met een sterretje afwijzen?

Nee. Het sterretje is alleen een indicatie voor afwijzen: het geeft aan dat tijdens de nachtelijke wachtrijberekening te weinig ruimte beschikbaar was voor de aanvraag. Het bevoegd gezag moet altijd op het moment van afwijzen controleren of er ook op dat moment sprake is van een rood kruis in het tabblad ontwikkelingsruimte.

 

10. Kan ik een aanvraag met status in behandeling – geen OR afwijzen?

Nee. Alleen indien er ook sprake is van een rood kruis in het tabblad ontwikkelingsruimte. Indien dit niet zo is, kan er nog ruimte beschikbaar komen als eerder ingediende aanvragen met dezelfde status worden afgewezen. Zie vraag 4.

 

11. Kan ik een aanvraag met status in behandeling – wel OR toekennen?

Ja, er is voldoende ruimte voor deze aanvraag ook als rekening wordt gehouden met eerder ingediende aanvragen. Er hoeft niet gewacht te worden tot de aanvraag vooraan staat in de rij. Aanvragen met de status In behandeling - wel OR kunnen direct worden toegekend.

 

12. Moet je aanvragen op volgorde van datum behandelen?

Nee, het is wenselijk om direct toe te kennen en af te wijzen als dit kan.

 

13. Is het rode kruis in Calculator gelijk aan het rode kruis in Register?

Nee niet helemaal. Het rode kruis in Register geeft ‘live’ aan of er nog voldoende ruimte is voor de betreffende aanvraag, als rekening wordt gehouden met alle afgeboekte ruimte op dat moment. Rode kruizen kunnen in Register dus op elk moment verschijnen (of verdwijnen bij terugboeken ruimte). Het rode kruis in Calculator geeft een indicatie van de ruimte die er beschikbaar was gedurende de laatste synchronisatie met Register (zichtbaar in Calculator). Beide houden geen rekening met de aanvragen die nog In behandeling  zijn of die nog in de wachttijd zitten.

 

14. Wat is het verschil tussen een ‘claim van OR’ en een ‘reservering van OR’?

Gereserveerde OR is de benodigde ruimte voor de aanvragen met de status In behandeling – wel OR. Voor deze aanvragen is voldoende ontwikkelingsruimte beschikbaar en zowel bij toekennen als afwijzen zal deze ruimte worden afgeboekt. De ruimte wordt daarom in de wachtrij alvast gezien als ‘benut’ (zichtbaar in het dashboard met een lichtpaarse kleur). Geclaimde OR is de ruimte die gevraagd wordt door de aanvragen met de status In behandeling – geen OR. Met de geclaimde ruimte wordt rekening gehouden bij het nachtelijk berekenen van de status van alle aanvragen die in behandeling zijn, maar de ruimte wordt niet gezien als benut. Het afwijzen van een dergelijke aanvraag heeft dan ook geen effect op de benutting van de OR maar alleen op de berekening van statussen in de wachtrij.

 

15. Op welke momenten kan er ontwikkelingsruimte bijkomen binnen de vigerende Register-versie?

Op het moment dat een aanvraag definitief wordt afgewezen of wordt verwijderd vanuit een status waarbij er ontwikkelingsruimte was afgeboekt (Ontwerpbesluit of Afgewezen – wel OR), vloeit deze afgeboekte ruimte weer terug. De aanvraag is dan definitief verwijderd uit Register.

 

16. Wat gebeurt er met de ontwikkelingsruimte als ik een aanvraag toeken?

Op het moment dat een aanvraag met de status In behandeling – wel OR wordt toegekend (status Ontwerpbesluit) wordt de benodigde ontwikkelingsruimte afgeboekt. Dit kan ertoe leiden dat aanvragen met de status In behandeling – geen OR een rood kruis krijgen: door het afboeken is er minder beschikbare ruimte. Het toekennen heeft géén effect op de benutting zoals zichtbaar in het dashboard en open data, omdat bij de benutting al rekening werd gehouden met de gereserveerde ruimte voor aanvragen in behandeling – met OR (zie vraag 12).

 

17. Wat gebeurt er met de ontwikkelingsruimte als ik een aanvraag afwijs?

Als een aanvraag met een rood kruis wordt afgewezen, krijgt deze de status Afgewezen – geen OR. Er gebeurt niets met de benutte of beschikbare ontwikkelingsruimte. Het kan wel effect hebben op de status van andere aanvragen in behandeling – geen OR, omdat de claim op ruimte vrijkomt.

Als een aanvraag waar wel voldoende ruimte beschikbaar voor was (status In behandeling – wel OR) wordt afgewezen, krijgt deze de status Afgewezen – wel OR. Voor deze aanvraag was voldoende ruimte beschikbaar, maar deze aanvraag is blijkbaar afgewezen op andere gronden. Omdat er voldoende ruimte beschikbaar was, wordt deze ruimte wel afgeboekt in Register. Het afwijzen heeft dus hetzelfde effect op de ontwikkelingsruimte als het toekennen (zie vraag 14). Pas bij definitief afwijzen vloeit de ruimte weer terug.

 

18. Wat gebeurt er met de ontwikkelingsruimte als ik een aanvraag definitief toeken?

Er gebeurt niets met de ontwikkelingsruimte. De ontwikkelingsruimte was immers al afgeboekt bij de status Ontwerpbesluit.

 

19. Wat gebeurt er met de ontwikkelingsruimte als ik een aanvraag definitief afwijs (verwijder)?

Indien er voor de aanvraag ruimte was afgeboekt (status Ontwerpbesluit of status Afgewezen –wel OR) vloeit deze ontwikkelingsruimte weer terug en komt direct beschikbaar voor de aanvragen die In behandeling zijn. Indien er geen ruimte was afgeboekt (status Afgewezen – geen OR) gebeurt er niets met de ontwikkelingsruimte.

 

20. Waarom is er geen status ‘definitief afgewezen’ meer?

Definitief afwijzen is een knop waarmee het bevoegd gezag een aanvraag daadwerkelijk uit Register verwijdert. Het is derhalve niet mogelijk om op de status Definitief afgewezen te filteren: de aanvragen zitten niet meer in het systeem.

Factsheet

Factsheet
717-3908
Voor
  • Register
Type
Overig
Versie
  • 13-03-2018